Написание письма об отказе после технического собеседования без разрушения отношений
Что на самом деле представляет собой письмо об отказе
Три вещи, по порядку:
- Сообщите решение ясно. Никакой двусмысленности, никакого "мы свяжемся" в неопределённости.
- Сохраните достоинство кандидата. Он потратил время. Вам не нужно хвалить его нечестно, но вы можете отклонить без унижения.
- Держите отношения открытыми, если уместно. Некоторые отклонённые кандидаты — отличные найме на другую должность или в другое время — и этот сигнал является частью опыта кандидата.
Для чего это не предназначено: подробная обратная связь (редко оценивается, часто юридически рискована), оправдание решения или будущая защита репутации через оговорки.
Шаблоны по этапам
После просмотра резюме
Кратко. Кандидат не потратил много времени, и долгое письмо кажется непропорциональным.
Привет [имя], спасибо за вашу заявку на должность [должность]. После рассмотрения вашего заявления мы решили не двигаться дальше на этот раз. Решение отражает соответствие между вашей квалификацией и тем, что нужно этой должности — а не вашу пригодность в целом. Мы ценим время, которое вы потратили на подачу заявки, и желаем вам удачи в поиске.
После собеседования с рекрутером / телефонного собеседования
Немного больше — они потратили с вами 30 минут. Это тот же этап, где вы иначе отбирали бы кандидатов на техническое собеседование.
Привет [имя], спасибо за то, что вы нашли время поговорить на прошлой неделе. После размышлений о разговоре мы решили не продвигать вас на техническое собеседование. Это не комментарий о вашем потенциале — это о том, как эта конкретная должность соответствует вашей квалификации и тому, что вы ищете. Я ценю ваше время и буду рад иметь вас в виду для будущих должностей, где соответствие может быть сильнее.
После технического собеседования
Это самое сложное. Кандидат потратил 60–90 минут плюс время подготовки. Он хочет закрытия.
Привет [имя], спасибо за время, которое вы потратили на наше техническое собеседование. После внутреннего обсуждения мы решили не продвигать вас на следующий раунд. Это был близкий выбор — ваш [конкретная вещь, которую они сделали хорошо] выделялся — но мы оптимизируем эту должность для [конкретное измерение, где они отстали, нейтрально сформулировано]. Я хочу с уважением относиться к вашему времени, быть прямым, а не неоднозначным. Если вы хотите краткую обратную связь, я с удовольствием поделюсь тем, что смогу, в коротком звонке.
После очного собеседования / финального раунда
Самые большие инвестиции. Они заслуживают телефонного звонка, а не письма — но если письмо неизбежно, вот шаблон.
Привет [имя], спасибо за время, которое вы потратили на наше очное собеседование на прошлой неделе. После дебрифинга команды мы решили двигаться вперёд с другим кандидатом. Я хочу быть прямолинеен, а не оставлять вас в неопределённости. Решение было нелёгким. [Конкретная вещь, которую они сделали хорошо] было настоящим и отмечено. Фактор, который этим решением повлиял, был [конкретная нейтральная формулировка]. Я буду рад поговорить по телефону, если это полезно. Мы также были бы открыты для продолжения контактов для будущих должностей.
Чего никогда не делать
- "Мы решили рассмотреть других кандидатов." (Обобщённо, скрывает решение.)
- "Мы будем хранить ваше резюме в файле." (Бесполезно, если вы действительно этого не будете делать.)
- "Вы не соответствуете культуре компании." (Неопределённо, потенциально дискриминационно, бесполезно для кандидата.)
- "Удачи в вашей будущей карьере." (Наполнитель в заключительном абзаце.)
- "Мы свяжемся с вами." (Язык неопределённости.)
- Подробная обратная связь в письменном виде. (Юридически рискованно, часто неправильно интерпретировано.) Предложите телефонный звонок, если уместно.
По вопросу предоставления обратной связи
Когда кандидаты спрашивают "почему?" — и многие будут — правильный ответ даётся живо, а не в письменном виде, и относится к одному или двум измерениям, а не к полному обзору. Придерживайтесь поведения, наблюдаемого на собеседовании, а не суждений о характере. Не спекулируйте о том, что им следует делать иначе.
Для некоторых кандидатов это наиболее ценная часть отказа. Для других это была бы фрустрация. Предложение звонка даёт им выбор — и чистый звонок лучше всего, что вы могли бы отправить в отчёте в формате PDF, отправленном после решения.
О времени отправки
Отправляйте в течение 48 часов после решения. После этого вы заставили кандидата жить в неопределённости, что он помнит. Быстрее — более гуманно, даже когда сообщение нежелательно — и скорость завершения напрямую отражается на ваших показателях время найма.
Что автоматизирует ClarityHire
Шаблоны отказа, специфичные для этапа, с полями слияния, отправляемые в момент решения с предупреждением об SLA в 48 часов, если рекрутер не отправил. Шаблоны полностью настраиваются — и должны быть настроены для каждой компании. Смысл — в операционной дисциплине, а не в формулировках.